Un workflow est une recette écrite pour la machine : quand tel événement se produit (un paiement reçu, un formulaire rempli), exécuter telles actions dans tel ordre (créer la facture, prévenir l'équipe, mettre à jour le tableau). C'est l'unité de base de toute automatisation.
Un bon workflow se décrit en une phrase sans « ça dépend ». Dès qu'un jugement humain est nécessaire au milieu, on coupe la chaîne en deux et on met un humain à la jointure — c'est le signe d'une automatisation bien conçue, pas d'un échec.